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Verbandsarbeit: Aufgabenfelder und Arbeitsteilung


Die Arbeit im Bundesverband der Dolmetscher und Übersetzer (BDÜ) Landesverband Hessen e.V., kurz: BDÜ Hessen, wird auf oberster Ebene getragen von fünf von der Jahresmitgliederversammlung (JMV) gewählten Mitgliedern des Vorstands:

  • 1. Vorsitzende/-r
  • 2. Vorsitzende/-r
  • Schatzmeister/-in
  • 2 „weitere“ Vorstandsmitglieder

Den jeweils aktuellen Vorstand und die aktuelle Verteilung der Aufgaben sehen Sie in Über uns / Organisation / Vorstand.

Die JMV bestimmt allerdings nicht über die sogenannten „Ressorts“, denn die Aufgabengebiete werden in der konstituierenden Vorstandssitzung unter den amtierenden Vorstandsmitgliedern aufgeteilt, wenn ein neuer Vorstand zum ersten Mal zusammentritt. In der Regel einigen sich die Vorstandsmitglieder rasch darüber, welche Sachgebiete zu welchem Vorstandsmitglied besonders gut passen. Die Ausnahme bildet der Schatzmeister, der von der JMV nur für diese Aufgabe gewählt wird und der mit der Mitgliederverwaltung und den Finanzen so stark ausgelastet ist, dass ihm keine zusätzlichen Ressorts übertragen werden. Danach trifft sich der Vorstand regelmäßig (vor Corona: ganztägig alle 6 Wochen in Frankfurt oder in der Geschäftsstelle in Wiesbaden, seitdem: nach Bedarf alle 7 oder 14 Tage für 2-3 Stunden Videokonferenz).

Für bestimmte Sachthemen, die dem Verband wichtig sind, aber von einem ehrenamtlichen Vorstand nicht mit der gebührenden Aufmerksamkeit verfolgt werden können, kann der Vorstand Referenten ernennen (und gegebenenfalls auch wieder abberufen). Der Vorstand gibt diesen Referenten einen Rahmen und eine Zielrichtung, in der diese ihre Arbeit ausrichten sollen; in Abstimmung mit ihrem zuständigen Ressort-Vorstandsmitglied oder dem Gesamtvorstand können sie dann aber durchaus eigene Akzente setzen. Das Gleiche gilt für Arbeitsgruppen, die ein solcher Referent um sich schart oder die ohne Referat für einen bestimmten, zeitlich begrenzten Zweck vom Vorstand gegründet werden (z.B. Messeteams).

Daneben können Mitglieder in Ihrer Region Regionalgruppentreffen oder Stammtische für Kollegen und Kolleginnen veranstalten. Wenn Sie dies als offizielle "Regionalgruppenleiter/-in" unter dem Dach des BDÜ Hessen tun möchten, sollten Sie sich dazu mit dem Vorstand abstimmen, der Ihnen Leitlinien und hilfreiche Hinweise an die Hand geben und Sie dabei unterstützen wird (z.B. durch ein kleines Budget, Veröffentlichung der Gruppe auf der Website und Terminankündigungen, bei Bedarf auch BDÜ-Aufsteller und andere Merchandising-Artikel, etc.).

Im Rahmen der einmal im Jahr stattfindenden "Erweiterten Vorstandssitzung" kurz vor der JMV trifft sich der Vorstand mit allen Referent/-innen und Regionalgruppenleitungen, um die Jahresberichte aller Funktionsträger zu besprechen und gemeinsam Ziele für das kommende Jahr festzulegen.

Aufgaben des Vorstands


  • Vertretung des Verbandes im Sinne des § 26 BGB nach innen und nach außen
  • Wahrnehmung der Gesamtinteressen des Verbandes, Verbandsstrategie
  • Mitgliederaufnahme
  • Verbindung zum Bundesverband (BV) und zu anderen BDÜ-Mitgliedsverbänden (MiV)
  • Verbindung zu den Regionalgruppen (RG)
  • Vertretung des/der 1. Vorsitzenden bei dessen Abwesenheit in allen Aufgaben
  • dazu ein oder mehrere Ressorts, aktuell z.B. „Sonderaufgaben“ und „Justizdolmetscher/-übersetzer“
  • Finanzen
    • Kassenführung
    • Erstellen des Jahresabschlusses
    • Erstellen des Jahresetats
    • Abrechnungen der Mitgliedsbeiträge, Reisekosten u.a.
    • Kassenberichte
  • Steuern (ggf. gemeinsam mit dem Steuerberater des Verbands)
  • Vereinsrechtliche Aufgaben (ggf. gemeinsam mit dem Justitiar des Verbands)
  • Verantwortung für ein oder mehrere „Ressorts“ (Sachgebiete)

Im Vorstand verankerte „Ressorts“ im BDÜ Hessen


Über 70% der Mitglieder unseres Landesverbands sind allgemein ermächtigte Übersetzer/-innen, allgemein beeidigte Dolmetscher/-innen oder sogar beides. Dementsprechend vertreten wir ihre Interessen gegenüber dem hessischen Justiz- und Innenministerium sowie den (Ober-)Landgerichts- und Amtsgerichtspräsidien, Notaren und anderen Juristen sowie der hessischen Landespolizei mit einem doppelköpfigen Referententeam und einer starken Verankerung im Vorstand.

Auch das Mentoring-Programm für Berufseinsteigende wird vorrangig vom Referenten für Mentoring organisiert, ist aber mit einem Ressort im Vorstand verankert, z.B. wenn Mentoring-Veranstaltungen beschlossen und finanziert werden müssen.

Das Ressort Öffentlichkeitsarbeit umfasst mehrere Unterthemen, darunter

  • Pressearbeit (Pressemonitoring, Pressemitteilungen, Kontakt zu Medienvertretern)
  • Messearbeit
    • Standbuchung mit der Geschäftsstelle (GS) und dem Schatzmeister (SM)
    • Koordination, Briefing und Unterstützung des Standpersonals / der AG
    • Design(-beauftragung) und Bestellung von BDÜ Stand- und Werbematerial
  • Pflege der Verbandswebsite he.bdue.de (im CMS Typo3)
  • Pflege und Moderation der Social Media-Kanäle auf Facebook und Twitter
  • Aufbau und Pflege des Projekts „Regionalgruppenwebsites“
  • Verankerung der Hessen-Info-Redaktion im Vorstand
  • Koordination mit dem Bundesverband (BV) und den Mitgliedsverbänden (MiV) im monatlichen „Jour Fixe der Öffentlichkeitsarbeitenden“ (Videokonferenz)
  • Verantwortlich für die korrekte Umsetzung des BDÜ Corporate Design im BDÜ Hessen

„Wer schreibt, der bleibt“, heißt es und im Sinne der transparenten und ordnungsgemäßen Verbandsführung müssen alle Entscheidungen des Vorstands schriftlich festgehalten werden. Ein Vorstandsmitglied protokolliert also die Sitzungen mit, dieses wird vor der Ablage durch den/die Protokollführer/-in und den/die 1. Vorsitzende/-n unterschrieben. Der Vorstand führt in der Regel ein Ergebnis- und kein Verlaufsprotokoll, außer es ist abzusehen, dass sich spätere Vorstände bei heiklen Themen über die Argumente und Abstimmungsgründe im Klaren sein sollen.

Das Ressort Sonderaufgaben fällt traditionellerweise dem 1. oder 2. Vorsitzenden zu. Hier geht es um die Koordination mit anderen (nicht-BDÜ-)Verbänden und der hessischen Landespolitik sowie dem Prüfungsamt der Hessischen Lehrkräfteakademie (d.h. die Staatsprüfungen für Dolmetscher und Übersetzer), aber auch um besondere Fälle in der Mitgliederverwaltung, z.B. bei Verstößen gegen die Berufs- und Ehrenordnung (BEO) und deswegen eventuell nötige Schiedsgerichtsverfahren.

Die Weiterbildung wird zwar in großen Teilen von der Referentin für Weiterbildung mithilfe der Arbeitsgruppe Weiterbildung (WBAG) organisiert, aber da dieses Themenfeld für uns eine strategische Bedeutung hat und auch einen wichtigen Einfluss auf die Verbandsfinanzen, ist es mit einem Ressort im Vorstand „verankert“.

Weitere Ressorts können im Vorstand durch Beschluss nach Bedarf geschaffen oder aufgelöst werden.

Referate und Arbeitsgruppen (AG) des BDÜ Hessen


Der Bereich Dolmetschen im Gesundheits- und Gemeinwesen ist ein schwieriges Umfeld, in dem nicht erst seit der „Flüchtlingskrise“ die Bedürfnisse von Migranten, Kommunen und kommunal getragenen Institutionen und dem Berufsstand aufeinanderprallen, denn oft mangelt es an qualifizierten Dolmetscher/-innen in der richtigen „seltenen Sprache“ einerseits und der Bereitschaft, diesen Sprachprofis auskömmliche Honorare zu zahlen - was zur Bildung vieler ehrenamtlicher Laiendolmetsch-Pools geführt hat, deren Freiwillige für die besonderen Umfelder und Bedürfnisse der Leistungsnehmer und Kostenträger in geeigneter Weise vorbereitet werden müssen.

In diesem schwierigen Umfeld muss der Verband den Spagat schaffen zwischen der Anerkennung des ehrenamtlichen Engagements von Bürgern, die zu helfen gewillt sind, und der Verteidigung berufsständischer Interessen - zum Beispiel, dass diese Laien nicht durch wenig bedeutsame „Zertifikate“ in den Niedriglohnsektor der Dolmetsch- und Übersetzungsbranchen eindringen und die dort ohnehin desolaten Preise weiter destabilisieren - oder wegen ihrer mangelnden Qualifikation ungewollt zu wirtschaftlichen oder gar Personenschäden beitragen. Die Positionspapiere des BDÜ erläutern die Haltung des Verbands genauer.

Das Referat unterstützt Berufsanfänger/-innen in unternehmerischen Fragen (Akquise, Businessplan, Kalkulation, Auftragsverwaltung, Rechnungsstellung, Homepage, Steuern, Versicherungen, etc.). Erster Anlaufpunkt dafür sind die Vorträge im Rahmen der Regionalgruppe Frankfurt und berufspraktische Seminare im Rahmen des Weiterbildungsangebots. Die Referentin beantwortet Berufseinsteiger/-innen aber auch konkrete Fragen und weist auf das Mentoringprogramm des Verbands hin.

Hessische Vor-Ort-Organisation der Präsenz der BDÜ-Verbandsfamilie auf der Frankfurter Buchmesse, in Koordination mit dem Bundesverband und der BDÜ Fachverlagsgesellschaft.

Über 70% der Mitglieder unseres Landesverbands sind allgemein ermächtigte Übersetzer/-innen, allgemein beeidigte Dolmetscher/-innen oder sogar beides. Dementsprechend vertreten wir ihre Interessen gegenüber dem hessischen Justiz- und Innenministerium sowie den (Ober-)Landgerichts- und Amtsgerichtspräsidien, Notaren und anderen Juristen sowie der hessischen Landespolizei mit einem doppelköpfigen Referententeam und einer starken Verankerung im Vorstand. Die Aufgaben:

  • Stellungnahmen gegenüber Ministerien, Gerichten, Behörden etc. zu Fragen im Zusammenhang mit dem Referat
  • Beantwortung von Anfragen aus dem Bereich §D/§Ü
  • Teilnahme an den bundesübergreifenden Referententreffen
  • Tätigkeitsbericht an die JMV

Das Referat Literaturübersetzung soll die besonderen Lebens- und Arbeitsumstände von Literaturübersetzer/-innen im BDÜ zur Geltung bringen. Das Referat soll:

  • den Vorstand über Entwicklungen auf dem Markt für Literaturübersetzungen informiert halten
  • Literaturübersetzer/-innen vermitteln, dass der BDÜ keineswegs nur Fachübersetzer/-innen offensteht und diese vertritt, und ihre Belange in die Verbandsarbeit tragen
  • Die Kooperation des BDÜ Hessen mit Literaturübersetzerverbänden wie dem VdÜ oder der Weltlesebühne stärken und ein gemeinsames Verständnis herstellen
  • Teilnahme an den bundesübergreifenden Referententreffen
  • Tätigkeitsbericht an die JMV

Der Referent für Mentoring entlastet den Vorstand bei der Organisation des jährlichen Mentoring-Zyklus. Die Aufgaben sind:

  • Bewerbung des Mentoringprogramms und Informationsvermittlung
  • Finden von Mentor/-innen und Mentees und das sogenannte "Pairing" anhand von Fragebögen und Gesprächen
  • Begleitung der Mentoring-Tandems während des Jahres, Mediation bei Problemen
  • Organisation von Mentoring-Treffen oder Onlinemeetings zum gemeinsamen Austausch

Das „Hessen-Info“ ist die interne Mitgliederzeitschrift des BDÜ Hessen, die Ende 2020 knapp 140 Auflagen herausgebracht hat. Das Verbandsorgan begleitet alle Verbandsaktivitäten, berichtet über für die Branche wichtige Ereignisse und gesetzliche Neuregelungen und stellt Funktionsträger und Funktionsträgerinnen mit Interviews und Portraits vor.

  • Redaktion
  • Zusammenarbeit mit Grafiker und Druckerei
  • Erstellung des HI in Printversion und als PDF zum E-Mail-Versand
  • Archivierung der Ausgaben auf der Mitgliederplattform MeinBDÜ

Die Weiterbildung wird in großen Teilen von der Referentin für Weiterbildung mithilfe der Arbeitsgruppe Weiterbildung (WBAG) organisiert, aber da dieses Themenfeld für uns eine strategische Bedeutung hat und auch einen wichtigen Einfluss auf die Verbandsfinanzen, ist es auch mit einem Ressort im Vorstand „verankert“. Die Aufgaben sind:

  • Vorbereitung, Organisation und Betreuung von Seminaren inkl. Akquise/Einkauf von Referent/-innen
  • Beantwortung von Anfragen aus dem Bereich Fortbildung
  • Teilnahme an den bundesübergreifenden Referententreffen
  • Tätigkeitsbericht an die JMV

Geschäftsstelle


  • Organisation der Verwaltung des Verbandes
  • Verwaltung der Mitgliederakten und Pflege der Datenbank (IMD; Integrierte Mitgliederdatenbank)
  • Aufnahme von Neumitgliedern und in Sonderfällen Prüfung von Aufnahmeanträgen
  • Versand des Verbandsorgans in vom Vorstand festgelegten Intervallen
  • Organisation von Veranstaltungen, inkl. JMV
  • Erstellung und Versand von Rundmails
  • Bearbeitung von Bestellungen und entsprechende Rechnungsstellung
  • Erledigung der anfallenden Korrespondenz
  • Entgegennahme von Telefonaten und Mailverkehr sowie Beantwortung von Anfragen
  • Versand von Informationsmaterial an Interessenten
  • Pflege der Webseite
  • Unterstützung der Ressorts, Referate und Arbeitsgruppen bei ihrer Arbeit

Dolmetscher Übersetzer

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